Pour modifier et rédiger vos templates d’email, vous devez vous rendre dans PARAMETRES, puis l’onglet TEMPLATES D’EMAIL.
Les types de templates mail
Plusieurs templates de mails sont à votre disposition. Vous avez la possibilité de les personnaliser ou de les utiliser tels quels.
- Session : Invitation Ce mail est à destination de vos apprenants, pour les notifier de leur inscription à une session de formation.
- Session : Rappel Ce mail est à destination de vos apprenants, pour les notifier une nouvelle fois de leur inscription à une session de formation.
- Session : Fin de la session proche Ce mail est à destination de vos apprenants pour leur rappeler les dates de début et de fin de leur formation.
- Session : Certificat Ce mail est à destination de vos apprenants une fois leur formation terminée et validée, pour leur envoyer un certificat de fin de formation, si et seulement si vous avez paramétré cette option
- Session : Session clôturée Ce mail est à destination de vos apprenants pour leur indiquer qu’ils n’ont plus accès à la formation.
- Session : Questionnaire de satisfaction avec envoi immédiat Ce mail est à destination de vos apprenants pour leur envoyer un questionnaire « à chaud » dès la fin de la formation.
- Session : Questionnaire de satisfaction avec envoi différé Ce mail est à destination de vos apprenants pour leur envoyer un questionnaire « à froid » après la formation.
La langue des templates d’email
Pour chaque template, vous pouvez paramétrer le modèle en français et en anglais. Nous vous conseillons d’harmoniser les templates.
Le choix de la langue pour l’envoi de l’email se fera en fonction de la langue indiquée dans le profil de votre utilisateur.
Modifier et rédiger un template d’email
Pour modifier un template d’email, il suffit de cliquer sur le CRAYON.
Vous pouvez ensuite modifier le texte de l’objet du mail ainsi que le contenu du mail.
Vous avez différentes possibilités de mise en page.
Il est important d’avoir en tête que ce template d’email sera utilisé sur toutes les formations disponibles sur vore plateforme. Il faut donc veiller à donner des informations générales et pertinentes pour tout le monde. Nous vous conseillons de garder les trames de mails existantes et de limiter vos modifications.
Pour personnaliser vos envois en fonction des formations, vous pouvez utiliser la fonction Insérer un espace réservé, et insérer des balises. Ces balises permettent de récupérer les informations liées à vos apprenants (prénom, nom), à vos sessions de formations (date de début, de fin …) et de les intégrer à vos emails. Lorsque vous ajoutez une balise à votre template d’email, celle-ci est automatiquement remplacée par les informations personnalisées stockées pour chaque apprenant au moment de l’envoi de l’email.
Liste des balises disponibles
- Nom de votre apprenant = [[lastname]]
- Prénom de votre apprenant = [[firstname]]
- Intitulé de la session de formation = [[meanName]].
- Date et heure d’ouverture de la session de formation = [[meanStart]]
- Date et heure de fin de la session de formation (si vous en avez indiqué une) = {% if meanEnd != « TBD » %} [[meanEnd]] {% endif %}
- Lien vers l’interface apprenant et la session de formation = [[meanLink]]
