Sessions

Pour supprimer une session, rendez-vous dans la rubrique SESSIONS. Choisissez la session en question, en cliquant sur le bouton représenté par un cadran de vitesse : nommé RÉSUMÉ ET SUIVI.

En haut à droit de cette page, cliquez sur le bouton SUPPRIMER LA SESSION. Une fenêtre s’ouvre pour vous alerter de la suppression de la session, nous vous demandons d’écrire STORIZ dans le champ présent sur la fenêtre. L’objectif est d’éviter de mauvaises manipulations, car cette action est irrévocable.

Une fois le champ rempli, cliquez sur le bouton CONFIRMER. La session est bien supprimée.

Attention, lorsque vous supprimez une session, vous supprimez tout l’historique de celle ci (score des apprenants, temps passé, taux de complétion, attestations …) Nous vous conseillons de bien télécharger les données nécessaires avant la suppression.

Consulter les résultats d’une session

Pour consulter une session, cliquez sur le compteur Résumé et suivi.

Vous accéderez au taux moyen de complétion et au temps moyen passé par tous les apprenants de la session.

Pour accéder au détail par module, cliquez sur la petite flèche à droite pour dérouler les différents modules.

Pour accéder au détail par apprenant, cliquez sur l’onglet CIBLE puis détails.

Toutes ces données sont en téléchargement dans l’encadré DONNÉES ACCESSIBLES.

Modifier une session

Vous pouvez modifier une session, en cliquant sur SESSIONS, puis sur le STYLO Détails et édition. Vous pouvez naviguer entre les différentes étapes pour modifier toute la configuration de votre session.

Une fois vos modifications effectuées, vous devez valider toutes les étapes de votre session, jusqu’au bouton PUBLIER.

Modifications des paramètres de session

Vous pouvez ajouter du contenu, en fonction de votre stratégie de reprise d’avancement, cela impactera différemment vos apprenants.

Vous pouvez modifier le titre de votre session et ses objectifs.

Si la date de début n’est pas passée, vous pouvez la modifier. Vous pouvez ajouter, repousser ou décaler la date de fin.

Vous pouvez ajouter ou supprimer les certificats de réalisation.

Ajouter / Supprimer des apprenants à une session existante

Vous pouvez ajouter et/ou supprimer des apprenants en cours de session. Vous pouvez également modifier le paramétrage par groupe ou par lot unique. Cependant, si vous changez cette valeur, tous les apprenants liés à cette cible seront perdus.

Pour modifier, cliquez sur ÉDITER et faites les modifications souhaitées.

Ajouter / supprimer des envois d’email à votre session

Vous pouvez ajouter ou supprimer les paramètres de notifications par email.

Ajouter / Supprimer / modifier des sondages

Vous ne pouvez pas ajouter, modifier ou supprimer les sondages sur une session déjà existante.

Pour créer une session, cliquez sur SESSIONS dans votre barre d’outils à gauche de l’écran, puis + NOUVELLE SESSION

Vous pouvez également y accéder, à la fin de la création d’un parcours, à l’onglet Validation, à l’étape Déploiement auprès d’apprenants, en cliquant sur CRÉER UNE NOUVELLE SESSION.

Pour quitter l’éditeur de session, cliquez sur le bouton composé de quatre formes (rond, carré, triangle et croix) situé à gauche du bandeau haut de page.

Sélectionner votre contenu de formation

Choisir le contenu

La première étape consiste à choisir le contenu auquel vous souhaitez inscrire vos apprenants. Vous pouvez choisir parmi tous les contenus publiés dans votre bibliothèque de créations : learniz, jeux, SCORM ou parcours ; puis VALIDER.

Vous pouvez sélectionner plusieurs formations. Si vous souhaitez que l’apprenant fasse les propositions dans l’ordre, cochez l »option et choisissez votre ordre en utilisant le drag&drop.

Si vous changez d’avis sur vos choix, cliquez sur MODIFIER LA SÉLECTION. Si vous êtes satisfaits, vous pouvez CONTINUER.

Définir vos paramètres

Il faut donner un titre à votre session ; ce titre sera visible aussi sur l’interface apprenant ainsi que sur l’attestation. Par défaut, le titre proposé sera « Session – date de création ». Ce champ est obligatoire.

Les objectifs ici seront également ceux disponibles sur l’attestation.

Indiquer une date de début est obligatoire. La date et l’heure correspondent au moment où l’apprenant pourra commencer le premier module. Par contre, l’apprenant aura la vision de cette session dès validation de celle-ci.

La date de fin est facultative. Dès cette date atteinte, les formations ne sont plus disponibles sur l’interface, et l’apprenant ne peut plus travailler ces modules. Cette option vous permet de déclencher l’envoi d’emails supplémentaires à l’étape suivante.

Accès à la session pour les formateurs :  cette fonction permet d’ouvrir l’administration aux formateurs, dont la liste s’affichera en menu déroulant une fois que vous aurez cliqué dans la barre de saisie.

Configurer les certificats de réalisation

Ces options sont facultatives.

Si vous ne souhaitez pas délivrer de certificats, cliquez sur NON.
Si vous le souhaitez, cliquez sur OUI. Dans ce cas, de nouveaux boutons apparaissent.

À tout moment, vous pouvez visualiser le certificat avec les informations indiquées dans les deux étapes précédentes en cliquant sur ENREGISTRER ET VOIR LE RENDU DU CERTIFICAT.

Cliquez sur OUI ou NON, si vous souhaitez ou non un certificat conforme aux exigences Qualiopi.
Le cas échéant, vous pouvez faire mention d’articles de lois spécifiques dans la nature de l’action de formation en cliquant sur OUI sur cette option.

Dans le cas d’une attestation conforme à Qualiopi, vous devrez obligatoirement sélectionner et indiquer les natures de l’action de formation puis choisir le module correspondant à l’évaluation des acquis. Le module correspondant doit être un module de type jeu (Quiz, Drag&Drop, Qui veut gagner en connaissances, Puzzle, Vrai-faux, Carrousel, Texte à trous, Points à relier).

Une fois tous les paramètres indiqués, cliquez sur ENREGISTRER ET CONTINUER.

Ce certificat sera disponible 15 minutes après qu’un apprenant a atteint la fin de tous les modules proposés dans une session. Ce certificat est disponible sur son espace apprenant dans la rubrique Mes certificats.

Ajouter des apprenants à ma session

Pour ajouter des apprenants, vous devez d’abord les avoir ajoutés en tant qu’utilisateurs sur votre plateforme STORIZ. Déterminez si votre session de formation est pour un groupe unique d’apprenants ou si vous souhaitez créer plusieurs groupes.

Créer un groupe unique dans ma session

Cliquez sur LOT UNIQUE pour ajouter un seul groupe d’apprenants puis SUIVANT. Si vous avez plusieurs clients sur votre plateforme, choisissez votre client, puis SUIVANT.
Faites vos choix d’apprenants en utilisant les filtres si nécessaire. Une fois votre sélection finalisée, cliquez sur SAUVEGARDER.

Créer des groupes d’apprenants

Cliquez sur PLUSIEURS GROUPES pour créer plusieurs groupes d’apprenants puis SUIVANT. Si vous avez plusieurs clients sur votre plateforme, choisissez votre client, puis SUIVANT. Nommez votre premier groupe puis SUIVANT.
Faites vos choix d’apprenants en utilisant les filtres si nécessaire. Une fois votre sélection finalisée, cliquez sur SAUVEGARDER.
Vous pouvez ajouter d’autres groupes en cliquant sur AJOUTER UN NOUVEAU GROUPE, et recommencez les mêmes étapes de sélection de vos apprenants. Une fois vos groupes complétés, cliquez sur SAUVEGARDER ET CONTINUER.

Filtres:

Inclusion : permet d’inclure TOUS les « rôles » que vous indiquez dans le filtre

Exclusion : permet d’exclure tous les rôles que vous indiquez dans le filtre

Contrainte de filtre ET/OU : cette fonction vous permet de cumuler les filtres ou de filtrer par « rôle » OU « Affectation » par exemple.

Sélectionner mes apprenants

Quelle que soit la modalité de lot d’apprenant, vous accédez à votre liste d’utilisateurs. Vous pouvez trier cette liste par :

• rôles
• dates d’entrée
• critères d’affectation si vous en avez indiqué
• critères d’identification si vous en avez indiqué

Dans le tableau RÉSULTAT DE LA RECHERCHE, vous trouverez tous vos utilisateurs correspondants aux filtres paramétrés. Si vous souhaitez prendre l’intégralité de cette sélection, cliquez sur >> pour faire passer cette sélection dans le tableau UTILISATEURS AU GROUPE. Pour sélectionner individuellement des utilisateurs, cliquez sur chaque ligne ; une fois sélectionnées, les lignes se griseront, cliquez sur > pour déplacer cette sélection dans le tableau UTILISATEURS AU GROUPE.
Pour retirer un utilisateur, cliquez sur <. Pour retirer toute la sélection, sur <<.

Dans chaque sélection, vous pouvez effectuer une recherche par nom, prénom ou email.

Une fois votre sélection finalisée, cliquez sur SAUVEGARDER.

Cette étape de validation permet de vérifier votre session avant que vous ne la publiiez auprès de vos apprenants

Publier une session

Vous pouvez modifier les dates de début et de fin de session. Si elles vous conviennent, cliquez sur CONTINUER.

Vous pouvez prévisualiser et modifier le contenu des formations en cliquant sur MODIFIER LA SÉLECTION. Si le contenu vous convient, cliquez sur CONTINUER.

Vous pouvez modifier votre cible d’apprenants en cliquant sur MODIFIER LA SÉLECTION. Si la cible vous convient, cliquez sur CONTINUER.

Vous pouvez consulter les mails définis, et les modifier en cliquant sur MODIFIER LA CONFIGURATION. Si les choix d’emails vous conviennent, cliquez sur CONTINUER.

Vous pouvez consulter les sondages définis, et les modifier en cliquant sur MODIFIER LA CONFIGURATION. Si cela vous convient, cliquez sur PUBLIER. Cela déclenchera la publication de la session, donc potentiellement l’envoi des emails.

Choisir les mails envoyés à mes apprenants

Cette troisième étape vous permet de choisir le type de notifications envoyées à vos apprenants pour cette session de formation.

Sélectionnez les notifications :

• Invitation : cette notification par mail est à sélectionner à votre convenance.
• Rappel : ce rappel est envoyé à tous les apprenants, qu’ils aient commencé ou non les modules de formation de la session.
• Fin de la session proche : vous pouvez la sélectionner uniquement si vous avez indiqué une date de fin à votre session. Elle informe vos apprenants que la session se clôture prochainement.
• Session clôturée : vous pouvez la sélectionner uniquement si vous avez indiqué une date de fin à votre session. Elle est envoyée à la date de fin de votre session, leur attestation de formation sera en pièce jointe que les apprenants aient fini ou non l’intégralité de la formation proposée.

Pour chaque sélection, validez le choix du template de mail en cliquant sur CHOISIR UN TEMPLATE DE MAIL.

Invitation à une session

Cet envoi d’email est obligatoire.

Pour l’invitation, vous pouvez choisir le moment d’envoi :

• DES VALIDATION DE LA SESSION : c’est-à-dire dès que vous aurez passé toutes les étapes de paramétrage de la session.
• DATE DE DÉBUT : c’est la date de début de session paramétrée à l’étape Formations.
• DATE PRÉCISE :  vous pouvez indiquer une date de votre choix, il suffit de préciser le jour souhaité de l’envoi.

Rappel et fin de session proche

Pour ces deux choix de notification, il faudra déterminer le moment de l’envoi par rapport à un référentiel.

Choisissez d’abord votre référentiel :

• après l’envoi de l’invitation
• avant le début de la session
• après le début de la session
• avant la fin de la session
• après la fin de la session

Puis, vous choisissez la temporalité souhaitée, en indiquant la valeur et l’unité de temps (minute / heure / jour / ou mois).

Exemple : je souhaite envoyer un rappel deux jours après le lancement de ma formation. Dans ce cas, je choisis après le début de la session, puis j’indique 2, puis je sélectionne jour.

Je peux paramétrer plusieurs rappels, en cliquant sur AJOUTER UN RAPPEL et en indiquant le moment souhaité de chaque rappel.

Une fois, vos notifications par mail choisies et paramétrées, cliquez sur ENREGISTRER ET CONTINUER.