Pour créer l’architecture de votre organisation, rendez-vous dans PARAMÈTRES, puis dans l’onglet GÉNÉRAL. En bas de page, vous trouverez les parties Affectations et Critères d’affectation.
Créer des niveaux d’affectations
Vous pouvez appliquer des critères de hiérarchie à vos utilisateurs. Attention, la notion de hiérarchie est importante. L’utilisation de cette fonction est optionnelle.
Exemple : si vous avez 3 niveaux d’affectation qui sont du plus haut au plus bas « Direction », « Management », « Collaborateurs », renseignez alors dans cet ordre les 3 niveaux. Vos utilisateurs pourront ainsi être affectés à chaque niveau pour vous permettre de les trier et rechercher plus facilement en fonction de votre propre organisation.
Cliquez sur le bouton + AJOUTER UN NIVEAU D’AFFECTATION. Indiquez le titre le plus haut de l’affectation. Puis ainsi de suite, dans votre ordre hiérarchique, puis validez en cliquant sur ENREGISTRER.
Vous ne pouvez pas supprimer un niveau d’affectation une fois créé.
Une fois créés, des colonnes supplémentaires seront ajoutées automatiquement à votre template de fichier d’import utilisateurs.
Créer des critères d’identifications
Ici, les critères permettant d’identifier vos utilisateurs. Ces critères n’ont pas de lien hiérarchique, ni de lien entre eux. Exemple : métier, spécialité, groupe, promotion, localisation…
Ces critères vous permettront également de filtrer et trier plus facilement vos utilisateurs en fonction de votre organisation. L’utilisation de cette fonction est optionnelle.
Cliquez sur le bouton + AJOUTER UN CRITÈRE. Indiquez l’intitulé de votre critère, puis validez en cliquant sur ENREGISTRER.
L’ordre de création n’a pas d’importance. Vous pouvez créer autant de critères que vous le souhaitez. Vous ne pouvez pas supprimer un niveau d’affectation une fois créé.
Une fois créés, des colonnes supplémentaires seront ajoutées automatiquement à votre template de fichier d’import utilisateurs.
Appliquer des critères à mes utilisateurs
Les niveaux d’affectation et les critères d’identification s’appliquent lors de la création d’un utilisateur.
Vous ne pouvez appliquer qu’un seul niveau d’affection à un apprenant, mais vous pouvez indiquer plusieurs critères d’identifications.
Exemple mon apprenant est un collaborateur, de la promotion de janvier 2023, il fait partie du groupe n°3 à Paris.
Il vous faudra avoir créé :
- Dans votre hiérarchie, un niveau d’affectation « collaborateur ».
- Dans vos critères d’identification :
- Un critère « promotion »
- Un critère « numéro de groupe »
- Un critère « ville ».
Lors de la création de cet apprenant, il faudra venir appliquer les valeurs « janvier 2023 », « Groupe 3 » et « Paris » sur les critères correspondants.
